„Auditbiztos dokumentációt biztosít” – ezt a kifejezést ma már rengeteg gyártó-, EHS-, HR- vagy minőségirányítási rendszer leírásában lehet látni. Jól hangzik, de sokan nem tudják pontosan mit is jelent ez. Pedig a kérdés nagyon is gyakorlati jellegű. Egy ellenőrzésnél, auditnál vagy akár egy vitás helyzetben gyakran nem az számít, hogy mi történt, hanem az, hogy ezt mivel tudod bizonyítani.
Mit jelent az, hogy auditbiztos?
Nem elég azt mondani, hogy egy dolgozó részt vett az oktatáson, egy gép megkapta a szükséges karbantartást vagy egy ellenőrzés megtörtént. Egy audit során ezekről bizonyítékot is kell tudni mutatni. Az auditbiztos dokumentáció lényege, hogy mindig visszakövethető és utólag megmásíthatatlan formában és eredménnyel bizonyítja, hogy egy folyamat, esemény vagy tevékenység megtörtént.
Egy valóban auditbiztos rendszer általában rögzíti:
- mikor történt egy esemény
- ki végezte el
- milyen módosítások történtek
- ki hagyta jóvá
- milyen dokumentum kapcsolódik hozzá
- milyen korábbi verziók léteztek
Így egy későbbi ellenőrzésnél pontosan vissza lehet nézni, hogy mi történt, mikor történt és kihez köthetően.
Miért fontos az auditálható dokumentáció a gyakorlatban?
Sok cégnél még mindig papíron vagy Excelben vezetik az oktatásokat, ellenőrzéseket, karbantartásokat vagy jelenléti íveket. Ez a megszokott módszer, ami egyúttal kezelhetőnek tűnhet, ugyanakkor hosszú távon rengeteg hibalehetőséget hordoz magában.
Egy papíralapú dokumentum elveszhet, megsérülhet, rossz helyre kerülhet, vagy akár utólag is módosítható. Ha pedig évekkel később kell előkeresni egy igazolást, az gyakran hosszadalmas és bizonytalan folyamat.
Egy digitális, auditbiztos rendszer ezzel szemben automatikusan naplózza az eseményeket, időbélyeget tesz rájuk, tárolja a korábbi verziókat és gyors visszakeresést biztosít.
Ez különösen fontos akkor, ha:
- hatósági ellenőrzés érkezik
- ISO audit zajlik
- munkabaleset történik
- reklamáció vagy minőségi probléma merül fel
- bizonyítani kell, hogy egy dolgozó megkapta a szükséges oktatást
- igazolni kell, hogy egy gép időben karbantartásra került
Egy egyszerű példa
Képzeljünk el egy munkabalesetet. Az első kérdések között szinte biztosan elhangzik majd:
- Megkapta a dolgozó a kötelező munkavédelmi oktatást?
- Mikor történt meg az oktatás?
- Ki tartotta?
- Aláírta a dolgozó?
- Milyen tematika alapján zajlott?
Ha ezekre csak egy hiányos papír vagy egy utólag kitöltött Excel áll rendelkezésre, annak komoly következménye lehet.
Ha viszont minden digitálisan, időbélyeggel, naplózva és visszakereshetően van tárolva, akkor a vállalat sokkal könnyebben tudja igazolni, bizonyítani, hogy szabályosan járt el.
Milyen területeken fontos ez különösképpen?
Auditbiztos dokumentációra szinte minden szervezetnél szükség lehet, de vannak olyan területek, ahol ez különösen fontos:
- EHS és munkavédelmi oktatások
- minőségirányítás
- karbantartás
- gyártási folyamatok
- HR és dolgozói képzések
- beléptetés és jogosultságkezelés
- logisztika és raktározás
- élelmiszeripari vagy gyógyszeripari terméknyomon követés
Ezeken a területeken sokszor nemcsak az számít, hogy egy feladat/termék elkészült, hanem az is, hogy azt utólag egyértelműen bizonyítani lehessen annak megfelelőségét.
Kik kérhetik számon a dokumentációt? Kik azok az auditorok?
Sokan úgy gondolnak az auditra, mint egy ritka, évente egyszeri eseményre, pedig a valóságban többféle szereplő is kérheti a dokumentáció bemutatását.
Lehet ez egy belső auditor, aki a vállalat saját folyamatait ellenőrzi, de érkezhet külső auditor is egy tanúsító szervezettől.
Emellett hatóságok is kérhetnek igazolásokat, például munkavédelmi, környezetvédelmi vagy adatkezelési ellenőrzés során.
Előfordulhat az is, hogy egy partner vagy megrendelő szeretné látni, hogy a vállalat valóban az elvárt szabályok szerint működik és állítja elő a rendelt terméket.
Ilyenkor a kérdések általában ugyanazok:
- Megtörtént-e az előírt oktatás?
- Időben elvégezték-e a karbantartást?
- Ki hagyta jóvá a folyamatot?
- Mikor történt a módosítás?
- Van-e bizonyíték arra, hogy minden szabályosan zajlott?
Minél gyorsabban és pontosabban lehet ezekre válaszolni, annál kisebb a kockázat és annál gördülékenyebb az audit.
Mitől lesz valóban auditbiztos egy rendszer?
Nem minden digitális rendszer auditbiztos attól, hogy dokumentumokat tárol.
Ahhoz, hogy valóban megfeleljen ennek az elvárásnak, fontos, hogy:
- minden esemény automatikusan naplózva legyen
- lehetőség szerint egyáltalán ne lehessen módosítani az adatokat, vagy ha mégis módosíthatók, annak mindig maradjon visszakereshető nyoma
- a korábbi verziók is megmaradjanak
- legyen pontos jogosultságkezelés
- gyors és egyszerű legyen a visszakeresés
- lehessen riportokat, igazolásokat exportálni
- biztosított legyen a hosszú távú archiválás
Egy jó rendszer nemcsak tárolja az adatokat, hanem hiteles bizonyítékként is szolgálhat egy audit vagy ellenőrzés során.